Problemas comuns na implementação de Projetos

Nenhuma abordagem, por mais sofisticada, assegura o êxito de um projeto. Muitas vezes, um detalhe põe tudo a perder. Há problemas que devem ser evitados:

Objetivo confuso:

Projeto com objetivo confuso tem alta probabilidade de fracasso. Não se sabendo onde se deve chegar, não se chega a lugar nenhum. O objetivo confuso pode ter várias origens: 1. O problema não foi estudado e entendido corretamente. Houve pressa em iniciar, sem clareza do problema. 2. Coordenador e equipe não entendem o problema e fazem suposições incorretas sobre o resultado a ser alcançado. 3. Objetivo claro, mas não coerente com o problema. O resultado a ser alcançado é incompatível com o problema.

Execução confusa:

As condições de execução tornam-se confusas nas situações a seguir: 1. As regras de decisão são imprecisas. Não há políticas nem procedimentos para resolver problemas e conflitos. 2. Autoridade e responsabilidade estão indefinidas. Não se sabe direito quem tem poderes e atribuições para quê. 3. Atividades não são coerentes com o objetivo. Isso pode ocorrer mesmo quando o problema e o objetivo são coerentes. 4. A previsão de recursos é incoerente com as atividades. Os recursos podem ter sido subestimados ou superestimados. 5. A atividade avança muito sem que pelo menos as intenções básicas do projeto estejam bem definidas.

Falhas na execução :

Projetos podem ser muito bem planejados e organizados, mas isso ainda não é garantia de sucesso. Podem ocorrer falhas na execução. Uma das mais comuns é a seguinte: um detalhe vital não funciona e põe tudo a perder, simplesmente porque todo mundo achou que era importante demais e que outra pessoa iria cuidar daquilo.

Condições para o êxito

A experiência mostra que as seguintes condições afetam positivamente a probabilidade de sucesso do projeto:

Definição do problema

Projetos bem sucedidos, de forma geral, são definidos a partir do problema a ser resolvido e da clareza com que se define a solução do problema. O mais importante é definir com clareza os objetivos do projeto. Uma vez decidida a realização de um projeto, deve-se discutir exaustivamente como o problema pode ser resolvido e as características do resultado final, descritas nos objetivos do projeto ou em suas metas. Sempre que possível, o próprio título do projeto deve indicar as características do resultado final. Por exemplo: reforma, instalação e colocação em funcionamento da cantina escolar. Quanto mais tarde se deixa para realizar essas discussões e definições, mais difícil se torna a implementação do projeto.

Envolvimento da equipe.

Quanto mais o projeto representa um desafio para a equipe envolvida, maior é a probabilidade de que venha a ter sucesso. Projetos bem sucedidos criam na equipe uma sensação de propriedade: “Este é o nosso projeto, o problema que temos de resolver”.

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